Comment procéder à une médiation en période de pandémie ?

À distance…

Sachez que la médiation à distance par visioconférence est un outil simple et efficace. Bien que généralement réservée aux personnes éloignées par une distance géographique importante, les règles de confinement forcent l’utilisation de cet outil technologique.

Vous pouvez toujours bénéficier des avantages de la médiation subventionnée  par le ministère de la Justice soit, 5 heures de médiation gratuite pour une première médiation, 2h30 pour une modification ou une révision à votre entente ou jugement (garde, pension alimentaire, nouveau désaccord, etc.).

Les étapes à suivre :

  1. Vous devez nous contacter par téléphone ou via le formulaire se trouvant à l’onglet « Nous rejoindre » de notre site Internet;
  2. Nous vous contacterons rapidement pour évaluer votre situation et vous donner un rendez-vous en visioconférence;
  3. Nous vous ferons parvenir une « Convention de médiation » qui est ni plus ni moins que le mandat que vous nous donnez d’entreprendre la médiation. Vous serez invités à signer électroniquement ce document;
  4. 24 heures avant la rencontre, nous vous transmettrons par courriel un lien vous permettant d’accéder à notre salle de rencontre virtuelle sécurisée. Vous pourrez vous brancher avec votre ordinateur, tablette ou téléphone intelligent.

Afin de protéger la confidentialité de ces entretiens lors de médiation à distance, chaque participant doit s’engager au respect des règles suivantes :

  1. Il est demandé que les participants utilisent des écouteurs afin de garantir la confidentialité des échanges;
  2. Aucune autre personne que le participant (ou parent selon le cas) n’est présente dans la pièce réservée pour l’entretien de médiation en visioconférence;
  3. Aucun enfant n’est présent ou à portée de voix, à moins qu’il ne participe à la médiation avec l’aval express et préalable de chacune des parties. Cette participation éventuelle impose une planification avec le médiateur et une préparation de l’enfant par les parents;
  4. Si les parents et le médiateur conviennent d’un entretien entre l’enfant seul et le médiateur en visioconférence, les conditions et la préparation de sa participation sont établies au préalable afin d’assurer la confidentialité de cet entretien et favoriser la participation pleine et entière de l’enfant à ce processus.
  5. Aucune autre personne n’est présente ou à portée de voix pendant les entretiens à moins que sa présence n’ait été planifiée au préalable et acceptée par toutes les parties incluant le médiateur

Évidemment, le médiateur s’engage à traiter à titre confidentiel l’ensemble de l’information qu’il obtient, qu’il fournit ou qui parvient à sa connaissance découlant de sa participation à la médiation via Internet ou par téléphone. De plus il s’engage à ce que personne ne soit présent à son bureau ou son domicile dans la pièce réservée pour tout entretien de médiation en visioconférence.

En présentiel…

Afin de permettre une reprise des médiations sur place (Présentiel) qui assure le respect des directives sanitaires émises en raison de la pandémie, Regnier Médiation Inc. a établi le protocole suivant.

Avant de décider de procéder en personne, le médiateur évalue, avec les parties, les autres options et privilégie tous les moyens alternatifs pour procéder à la médiation qui éliminent ou réduisent les contacts en personne comme la visioconférence. Chaque médiation devrait donc faire l’objet de discussions préalables en échange préparatoire.

Regnier médiation a mis en place un protocole qui détermine des mesures qui visent à assurer le respect des directives sanitaires imposées par la Direction de la santé publique ou des normes établies par la CNESST. Le protocole est donc sujet à évoluer en conséquence.

1- NOMBRE DE PARTICIPANTS

Afin de limiter le nombre de personnes dans la salle, seul un représentant de chaque partie et le médiateur sont autorisés à être présents. Le médiateur pourra prévoir que certaines personnes participent à la rencontre par voie de visioconférence.

L’accès à la salle de rencontre est interdit à toute personne faisant l’objet d’une mesure d’isolement ou présentant des symptômes de fièvre, de toux sèche ou de difficultés respiratoires. Le médiateur s’assurera que les participants connaissent et appliquent cette règle lorsqu’ils se présentent dans la salle.

2- AMÉNAGEMENT DES LIEUX

Dans l’aménagement de la salle, des espaces communs et des salles de caucus le cas échéant, le médiateur s’assurera :

  • Que se trouve du désinfectant à mains à l’entrée de la salle de rencontre ainsi que du désinfectant à mains ou des lingettes désinfectantes à l’intérieur de celle-ci.
  • Que tout item tels crayon ou tablette habituellement fourni seront absents de la salle. Les parties sont invitées à amener leurs propres crayons et papiers (bloc-notes)
  • Que toutes les surfaces, incluant les tables, chaises, poignées de porte sont nettoyées avant l’arrivée des participants à la rencontre
  • Que la salle est pourvue de poubelles sans contact.

Finalement,

  • Chaque participant doit apporter sa propre bouteille d’eau.

Puisqu’il est difficile de maintenir une distance de deux mètres à certains endroits, que ce soit dans la salle ou dans les espaces communs, seront mises en place des adaptations telles des barrières physiques afin de limiter la possibilité de contacts.

De l’eau chaude et du savon sont disponibles dans les salles de toilette, de même que du papier essuie-main jetable.

3- PARTAGE DE DOCUMENTS

Afin de limiter au strict minimum le partage d’objets pendant les rencontres, il est recommandé que chaque participant transmette ses documents à l’autre partie et au médiateur en version électronique selon le mode convenu (par courriel ou clé USB), avant la rencontre. Le partage de documents en format papier est à éviter.

Exceptionnellement, le médiateur peut autoriser le dépôt de documents au moment de la rencontre. Si le mode de transmission en format électronique n’est pas possible, les documents papier à déposer doivent être regroupés dans une pochette ou une enveloppe par chaque participant avant la rencontre.

4- COMPORTEMENT DES PARTICIPANTS

  • Chaque participant a l’obligation de remplir le document « Déclaration de santé COVID-19 » fourni par le médiateur
  • Les contacts directs, tels se serrer la main, sont interdits.
  • Le port du masque individuel / couvre-visage est OBLIGATOIRE.
  • S’il tousse ou éternue, un participant doit se couvrir la bouche et le nez avec un mouchoir jetable ou son coude. Il doit disposer immédiatement du mouchoir utilisé dans la poubelle.

Avant d’accéder à la salle de médiation en début de rencontre ou au retour d’une pause, tout participant doit se laver les mains à l’eau et au savon et se désinfecter les mains en entrant dans la salle.

Le médiateur va réitérer verbalement les consignes au début de la rencontre ainsi qu’à l’arrivée d’un nouveau participant et demander à tous de s’y conformer.

À l’exception des parties habitant ensemble et partageant la même « bulle familiale », les participants devront quitter la salle à tour de rôle.

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